> ## Content Index > Fetch the complete content index at: https://www.azurebrasil.cloud/llms.txt > Use this file to discover other available public pages before exploring further. # Exchange Online: O que você já paga e não usa antes de novas licenças. - URL: https://www.azurebrasil.cloud/blog/exchange-online-o-que-voce-ja-paga-e-nao-usa-antes-de-novas-licencas/ - Published: 2026-07-08T11:55:48.000Z - Updated: 2026-07-08T11:55:48.000Z - Description: Admin Center por Dentro - Author: Carlos Erutan O chamado chega sempre igual. "A caixa do financeiro encheu", ou "preciso de mais um e-mail para o atendimento". O reflexo de muito time de suporte é abrir a cotação de um plano maior, mas na maioria dos casos o recurso que resolveria já está incluído na licença que o cliente paga hoje. O problema não é falta de produto, é falta de mapa. Este guia mostra o que cada tipo de caixa do Exchange Online resolve, o que precisa de licença, e como habilitar arquivo morto e expansão automática sem erro de N1, aproveitando três recursos subutilizados: caixa compartilhada sem licença, arquivo morto e auto-expand do arquivo. ## Os Tipos de Caixa no Exchange Online Antes de decidir qualquer licença, o analista precisa saber que "caixa de correio" não é uma coisa só. O Exchange Online tem tipos diferentes, e cada um carrega uma regra de licenciamento própria. | Tipo | Para que serve | Precisa de licença? | | ---------------------------- | ------------------------------------------------------------- | ---------------------- | | Caixa de usuário (User) | Caixa individual de uma pessoa | Sim | | Caixa compartilhada (Shared) | Endereço usado por várias pessoas (atendimento@, financeiro@) | Não, até 50 GB | | Sala (Room) | Reserva de sala de reunião | Não | | Equipamento (Equipment) | Reserva de recurso (projetor, veículo) | Não | | Grupo do Microsoft 365 | Caixa de colaboração de uma equipe | Não, acompanha o grupo | O ponto que interessa: metade dessa tabela não consome licença paga. ## Caixa Compartilhada: 50 GB Sem Licença A [caixa compartilhada](https://learn.microsoft.com/pt-br/microsoft-365/admin/email/about-shared-mailboxes?ref=azurebrasil.cloud) é o recurso mais subestimado do Exchange. Ela é um endereço que várias pessoas acessam ao mesmo tempo, com permissão de "Enviar como" ou "Enviar em nome de", sem ninguém precisar de senha compartilhada. Serve para atendimento@, financeiro@, contato@, recepção. E armazena até 50 GB de dados sem nenhuma licença atribuída. Na prática, o atendimento@ da empresa não precisa de uma licença de e-mail dedicada. Você cria a caixa, dá permissão para os três ou quatro agentes que já têm a própria licença, e pronto. Custo adicional zero. Só tem um detalhe que costuma virar chamado. Quando a caixa compartilhada chega ao limite de armazenamento, ela continua recebendo e-mail por um tempo, mas para de enviar. O usuário não vê um aviso claro, então quase ninguém liga o problema à quota cheia de primeira. Exchange Admin Center > Recipients > Mailboxes > "Add a shared mailbox" ![](https://storage.ghost.io/c/00/52/0052dced-0017-4d07-b190-1f5c48e0ab59/content/images/2026/07/data-src-image-194479b1-ddb6-43c4-b735-f807b89d022f.png) ## Licença por Tipo: Quem Paga e Quem Não Paga A regra da compartilhada não é "nunca precisa de licença". É "não precisa até certo ponto". Três gatilhos transformam uma caixa gratuita em caixa que exige licença: - Passar de 50 GB de armazenamento. - Habilitar o arquivo morto na caixa. - Colocar a caixa em [Litigation Hold](https://learn.microsoft.com/pt-br/exchange/policy-and-compliance/holds/litigation-holds?ref=azurebrasil.cloud). Em qualquer um dos três casos, a compartilhada passa a exigir uma licença Exchange Online Plan 2 (ou Plan 1 com o add-on de arquivamento). Salas e equipamentos seguem sempre sem licença. Caixas de usuário sempre exigem. | Licença | Caixa primária | Arquivo morto | | ------------------------------------- | -------------- | -------------------------- | | Frontline (F1/F3) | 2 GB | sem arquivo dedicado | | Business Basic / Standard / Premium | 50 GB | 50 GB fixo | | Exchange Online Plan 1 | 50 GB | 50 GB fixo | | Exchange Online Plan 2 / M365 E3 / E5 | 100 GB | 100 GB, expande até 1,5 TB | A leitura de economia é direta: se metade dos endereços de um cliente são de função e não de pessoa, boa parte deles pode virar caixa compartilhada gratuita em vez de mais uma licença E3. ## Arquivo Morto: Ganhe Espaço Antes de Trocar de Plano O [arquivo morto (archive mailbox)](https://learn.microsoft.com/pt-br/purview/enable-archive-mailboxes?ref=azurebrasil.cloud) é uma segunda caixa que fica ao lado da principal, aparece no Outlook como "Arquivo Morto" ou "Online Archive", e serve para tirar e-mail antigo de dentro da quota principal. Quando um usuário no Plan 1 chega perto dos 50 GB, habilitar o arquivo sai mais barato e mais rápido do que subir o plano. Habilitar é simples. No portal: 1. Abra o Exchange Admin Center. 2. Vá em Recipients > Mailboxes e selecione o usuário. 3. Na aba Others, clique em Manage mailbox archive e ative. ![](https://storage.ghost.io/c/00/52/0052dced-0017-4d07-b190-1f5c48e0ab59/content/images/2026/07/data-src-image-1ccfd3ec-a818-4b85-8a7c-77ec4cbeb253.png) Ou via PowerShell, para uma caixa: ```powershell Enable-Mailbox -Identity "usuario@empresa.com.br" -Archive ``` Habilitar o arquivo não move nada sozinho. Quem transfere o e-mail antigo para o arquivo é uma política de retenção (MRM). A política padrão do Exchange move para o arquivo os itens com mais de dois anos. Se o cliente quer a caixa principal esvaziando mais rápido, alguém ajusta a política. Sem isso, o arquivo fica lá, vazio, e a caixa principal continua estourando. Teremos um artigo ensinando a criar essa política personalizada. ## Auto-Expanding Archive: Até 1,5 TB, Com Um Detalhe de Tempo Para caixas com Plan 2, E3 ou E5, o arquivo não trava nos 100 GB. Com a [expansão automática do arquivo (auto-expanding archiving)](https://learn.microsoft.com/pt-br/purview/autoexpanding-archiving?ref=azurebrasil.cloud) ligada, o armazenamento cresce sozinho, de forma incremental, até chegar a 1,5 TB. O administrador não pede espaço, não gerencia shard, não faz nada. A Microsoft provisiona conforme enche. O gatilho é objetivo. Quando o arquivo (somado à pasta de Itens Recuperáveis) chega a 90 GB, ele é convertido em arquivo de expansão automática. A partir daí, cresce até o teto. Ligar é só por PowerShell. Não dá para fazer pelo Exchange Admin Center nem pelo portal do Purview. Para a organização inteira: ```powershell Set-OrganizationConfig -AutoExpandingArchive ``` Para um usuário específico (a caixa precisa já ter o arquivo habilitado antes): ```powershell Enable-Mailbox -Identity "usuario@empresa.com.br" -AutoExpandingArchive ``` Dois avisos importantíssimos . Primeiro: depois de ligado, o auto-expand não pode ser desligado. É via de mão única. Segundo, e esse pega muita gente: o provisionamento do espaço extra pode levar até 30 dias. Ou seja, auto-expand não é solução de emergência. Se a caixa vai encher semana que vem, ligar hoje não salva o usuário a tempo. Isso se planeja com antecedência, não no dia do incêndio. ## Erros que Já Vi Os quatro que mais reabrem chamado: - Tratar arquivo morto como backup. Não é. Arquivo é gestão de espaço e retenção, não recuperação de desastre. Apagou do arquivo e o prazo de retenção passou, foi. - Ligar auto-expand achando que resolve a caixa que enche amanhã. Os até 30 dias de provisionamento derrubam esse plano. - Habilitar o arquivo e esquecer a política de retenção. Arquivo vazio, caixa principal cheia, chamado reaberto. - Deixar a compartilhada crescer sem monitorar. Passou de 50 GB, parou de enviar, e ninguém entende o motivo. ## Quando NÃO Usar Esses Atalhos Nem todo caso fecha com "usa o que já vem". Alguns cenários pedem licença de verdade: - Uma pessoa que deveria ter a própria caixa não deve trabalhar de dentro de uma compartilhada. Vira problema de segurança e de auditoria. Compartilhada é para função, não para pessoa. - Arquivo morto não substitui backup de terceiro quando o cliente tem exigência de recuperação ponto a ponto. Archive é retenção, backup é recuperação. - Auto-expand em caixa que pode virar [Inactive Mailbox](https://learn.microsoft.com/en-us/purview/inactive-mailboxes-in-office-365?ref=azurebrasil.cloud) carrega uma restrição importante: depois de ligado o auto-expand, você não consegue mais recuperar nem restaurar uma caixa inativa. Para ex-funcionário com hold, isso muda a estratégia. - Usuário que gera volume real e constante: mais vale colocar no Plan 2 e esquecer o storage do que remendar toda semana. ## Checklist e Próximo Passo Antes de cotar upgrade para um cliente sem espaço, rode este check: - O endereço é de função (atendimento@) ou de pessoa? Função pode virar compartilhada sem licença. - A compartilhada está perto de 50 GB? Se sim, arquivo ou Plan 2. - A caixa de usuário no Plan 1 está enchendo? Habilita arquivo antes de subir plano. - O arquivo já tem política de retenção movendo e-mail antigo? Sem isso, ele não esvazia nada. - Precisa de mais de 100 GB de arquivo? Plan 2/E3/E5 com auto-expand, ligado com antecedência. Mapear tipo de caixa e licença antes de comprar é a revisão que a AzureBrasil.cloud faz em tenant de cliente para cortar custo sem perder capacidade. Muita empresa paga E3 para todo mundo quando metade dos endereços poderia ser caixa compartilhada gratuita. ## Fontes Oficiais Microsoft Learn - [Sobre caixas de correio compartilhadas no Microsoft 365](https://learn.microsoft.com/pt-br/microsoft-365/admin/email/about-shared-mailboxes?ref=azurebrasil.cloud) - [Habilitar caixas de correio de arquivo morto](https://learn.microsoft.com/pt-br/purview/enable-archive-mailboxes?ref=azurebrasil.cloud) - [Saiba mais sobre o arquivamento com expansão automática](https://learn.microsoft.com/pt-br/purview/autoexpanding-archiving?ref=azurebrasil.cloud) - [Habilitar o arquivamento com expansão automática](https://learn.microsoft.com/pt-br/purview/enable-autoexpanding-archiving?ref=azurebrasil.cloud)